TEL: 17 859 46 95
Zamawiasz okna i chcesz rozliczyć je w programie Czyste Powietrze. Łatwo zorientować się dopiero na etapie wniosku, że producent nie dał Ci jakiegoś papieru – i wracać po niego drugi raz. Żeby tego uniknąć, zebraliśmy w jednym miejscu wszystko, co powinieneś dostać od producenta okien, zanim złożysz wniosek.
Uprzedzimy jedno nieporozumienie od razu. W internecie krąży „lista dokumentów do Czystego Powietrza” i łatwo odnieść wrażenie, że wszystkie pochodzą od producenta i wszystkie są wymagane przepisami. Tak nie jest. Spośród papierów, które daje producent okien, program wprost wymaga trzech, a pozostałe to dokumenty wspierające, które ułatwiają rozliczenie i uwiarygadniają parametry okna przed urzędnikiem. Poniżej: o co musisz się upomnieć obowiązkowo, a co jest tylko dodatkiem. Pamiętaj przy tym, że to dokumenty od producenta – do samego wniosku o płatność program wymaga jeszcze m.in. dowodu zapłaty (potwierdzenia przelewu) i protokołu odbioru prac, które opisujemy w przewodniku po programie. Dane są aktualne na lipiec 2026 – wymogi programu bywają zmieniane, więc przed złożeniem wniosku potwierdź je na stronie czystepowietrze.gov.pl.
Checklista: co producent okien powinien Ci wystawić
Zacznijmy od szybkiego podglądu. Poniżej pełny komplet, który dobry producent daje przy zamówieniu okien do dotacji:
- Faktura VAT – wystawiona na wnioskodawcę, z konkretnym opisem stolarki (wymagana przez program).
- Deklaracja Właściwości Użytkowych (DoP) – dokument z parametrami okna (wymagana przez program).
- Oznaczenie CE – na produkcie i w dokumentacji (wymagane przez program).
- Karta / specyfikacja produktu – potwierdza parametry techniczne, często oczekiwana przy rozliczeniu.
- Potwierdzenie współczynnika Uw – najlepiej na fakturze i w karcie (wsparcie).
- Protokół ciepłego montażu – jeśli producent montuje (wsparcie).
- Karta gwarancyjna – dokument gwarancji producenta (wsparcie).
Trzy pierwsze pozycje to twarde minimum programu. Reszta to komplet, który zbiera parametry i dowody w spójną całość – i który w Witrynal dokładamy standardowo do zamówienia. Teraz każdy dokument po kolei: co to jest, jak powinien wyglądać i na co uważać.
Dokument 1: Faktura VAT – jak powinna wyglądać
Faktura to dokument, który łączy wydatek z konkretnym oknem o konkretnych parametrach – i to na niej najczęściej wykłada się wniosek. Sporo rozliczeń komplikuje się przez fakturę wystawioną „na skróty”.
Wystawca: czynny podatnik VAT
Faktura musi pochodzić od czynnego podatnika VAT. To standard u każdego zarejestrowanego producenta okien, ale warto mieć świadomość, że paragon czy umowa nieformalna nie zastąpią faktury w rozliczeniu.
Nabywca: właściciel budynku, czyli wnioskodawca
To jedno z częstszych źródeł problemów. Faktura powinna być wystawiona na wnioskodawcę – osobę, która rozlicza inwestycję w programie. W praktyce oznacza to właściciela lub współwłaściciela budynku. Jeśli dom jest majątkiem odrębnym jednego z małżonków, faktura na drugiego małżonka może zostać zakwestionowana. Ustal, kto figuruje jako beneficjent, zanim producent wystawi dokument.
Opis pozycji: konkret, nie hasło reklamowe
Program wymaga, żeby dokumenty odpowiadały konkretnemu systemowi i konfiguracji, a nie ogólnemu opisowi handlowemu. „Okna PCV – 1 komplet” to za mało. Opis powinien wskazywać system i parametr cieplny, na przykład:
| Opis na fakturze | Czy wystarczy do wniosku |
|---|---|
| Okna PCV, 1 kpl | Nie – brak systemu i parametru |
| Stolarka okienna – dostawa | Nie – opis ogólny |
| Okna PCV Decco 83, Uw 0,9 W/m²K, spełnia WT 2021 | Tak – system i parametr |
Wartość Uw wpisana na fakturze musi być zgodna z DoP wybranego modelu – nie wpisuj „ładniejszej” liczby, niż wynika z deklaracji. Dla okien fasadowych w Czystym Powietrzu granicą jest Uw nie wyższe niż 0,9 W/m²K (dla okien dachowych 1,1 W/m²K). Montaż powinien być osobną pozycją, bo w programie to odrębny koszt kwalifikowany.
Jeśli dopiero wybierasz system, sprawdź, które profile w naszym katalogu okien PCV spełniają wymóg Uw dla Czystego Powietrza – dobierzemy tak, żeby parametr na fakturze i w DoP był zgodny z wymaganiem programu.
Dokument 2: Deklaracja Właściwości Użytkowych (DoP)
Z całej dokumentacji to właśnie DoP budzi u klientów najwięcej pytań – a bywa najważniejszym dokumentem technicznym okna.
Co to jest DoP i dlaczego producent musi ją wystawić
Deklaracja Właściwości Użytkowych to dokument, w którym producent deklaruje pod własną odpowiedzialnością parametry techniczne wyrobu: współczynnik przenikania ciepła Uw, przepuszczalność powietrza, wodoszczelność, odporność na obciążenie wiatrem. Dla okien podstawą jest europejska norma zharmonizowana PN-EN 14351-1. Wystawienie DoP i oznaczenie wyrobu znakiem CE nie są dobrą wolą producenta – to obowiązek wynikający z unijnych przepisów o wyrobach budowlanych. Producent, który sprzedaje okna, musi umieć taką deklarację przedstawić.
Co powinna zawierać DoP
Rzetelna deklaracja ma między innymi: niepowtarzalny numer, identyfikację typu wyrobu, zamierzone zastosowanie, nazwę i adres producenta, wykaz zadeklarowanych właściwości z wartościami (w tym Uw) oraz odniesienie do normy PN-EN 14351-1. Na końcu podpis osoby upoważnionej. To dokument, który wskazuje konkretny system – dlatego tak dobrze uzupełnia opis na fakturze.
Jak rozpoznać deklarację, która budzi wątpliwości
Sygnały ostrzegawcze: brak numeru dokumentu, brak odniesienia do normy, wartości „ogólne” bez przypisania do konkretnego typu okna, albo deklaracja, której parametry nie zgadzają się z tym, co masz na fakturze i w karcie katalogowej. Jeśli producent zwleka z wydaniem DoP albo twierdzi, że „nie jest potrzebna” – to sygnał, żeby się zatrzymać.
Dokument 3: Oznaczenie CE
Znak CE i DoP chodzą w parze. CE to deklaracja producenta, że wyrób jest zgodny z wymaganiami unijnymi i że sporządzono dla niego Deklarację Właściwości Użytkowych.
Gdzie szukać znaku CE
Oznaczenie CE powinno być dostępne w dokumentacji wyrobu (najczęściej razem z DoP lub w etykiecie wyrobu). To element, który program wymienia obok DoP i faktury jako potwierdzenie, że okno jest legalnie wprowadzone do obrotu. Sam znak bez spójnej DoP i faktury nie wystarczy – liczy się komplet, w którym parametry się zgadzają.
Dokument 4: Karta katalogowa systemu
W karcie katalogowej systemu znajdziesz jego twarde dane: liczbę komór, głębokość zabudowy, dostępne uszczelki, zakres parametrów cieplnych, opcje kolorystyczne. Choć program nie wymienia jej obok DoP i faktury jako twardego minimum, w praktyce karta lub specyfikacja produktu bywa oczekiwana przy wniosku o płatność – to ona potwierdza, że parametry z faktury i DoP należą do realnie istniejącego systemu i zgadzają się z załącznikami programu (specyfikacja stolarki: wymiary, Uw, liczba sztuk). Poproś o nią razem z etykietą energetyczną wyrobu.
Urzędnik szybciej zamyka wniosek, gdy dokumenty mówią jedno: faktura wskazuje „Decco 83, Uw 0,9”, DoP to potwierdza, a karta produktu pokazuje, że taki system faktycznie ma takie parametry. Im mniej rozbieżności, tym mniej pytań.
Dokument 5: Potwierdzenie współczynnika Uw
Uw, czyli współczynnik przenikania ciepła całego okna, to parametr, od którego zależy kwalifikacja wydatku. Dwie rzeczy, które warto zapamiętać:
Liczy się Uw całego okna, nie Ug szyby
To częsty błąd. Ug to parametr samej szyby i wypada korzystniej niż Uw, bo pełne okno obejmuje jeszcze ramę i połączenia. Program patrzy na Uw – współczynnik dla całego okna razem z ramą. Jeśli w rozmowie handlowej pada wyłącznie „szyba 0,5”, dopytaj o Uw całego okna, bo to jego dotyczy wymóg 0,9 W/m²K.
Parametr powinien być na papierze
Uw najlepiej mieć potwierdzony pisemnie – na fakturze i w DoP. Wtedy nie ma pola do interpretacji. Deklaracja ustna czy hasło z ulotki nie stanowią dokumentu do wniosku.
Dokument 6: Protokół ciepłego montażu
Czyste Powietrze finansuje nie tylko okno, ale i montaż wykonany zgodnie z zasadami tzw. ciepłego montażu. Jeśli okna montuje producent, warto mieć to udokumentowane.
Czym jest ciepły montaż
To trójwarstwowe uszczelnienie połączenia okna ze ścianą: warstwa wewnętrzna paroszczelna, środkowa termoizolacyjna (najczęściej pianka) i zewnętrzna paroprzepuszczalna, chroniąca przed wodą, a przepuszczająca parę na zewnątrz. Taki montaż ogranicza mostki cieplne i ryzyko skraplania się pary wodnej przy ościeżnicy. W Witrynal ciepły montaż jest standardem wykonania.
Po co protokół
Protokół montażu potwierdza, że robota została wykonana zgodnie z tą technologią. Nie jest dokumentem wymaganym wprost przez program w każdej sytuacji, ale przy okazji rozliczenia kosztu montażu bywa pomocny – zwłaszcza gdy montaż i dostawę realizuje ten sam wykonawca.
Dokument 7: Karta gwarancyjna
Gwarancję dostajesz na piśmie razem z zamówieniem – na wyrób, a jeśli montował producent, także na montaż. Zakres i okres gwarancji znajdziesz w warunkach dołączonych do zamówienia. Dla samego wniosku o dotację gwarancja nie jest wymagana, ale to naturalny element kompletnej dokumentacji i dowód, że masz do czynienia z producentem, który odpowiada za swój wyrób.
Który dokument do czego służy – podsumowanie
Żeby uporządkować: nie każdy papier „idzie do wniosku”, część po prostu potwierdza parametry. Oto mapa:
| Dokument | Rola w rozliczeniu Czyste Powietrze |
|---|---|
| Faktura VAT | Wymagany – dowód wydatku i opisu stolarki |
| DoP | Wymagany – potwierdza parametry i legalność wyrobu |
| Oznaczenie CE | Wymagany – zgodność z przepisami UE |
| Karta / specyfikacja produktu | Wsparcie, często oczekiwane przy wniosku o płatność – potwierdza parametry z załączników programu |
| Potwierdzenie Uw | Wsparcie – parametr na papierze (faktura, DoP) |
| Protokół montażu | Wsparcie – dokumentuje ciepły montaż |
| Karta gwarancyjna | Wsparcie – gwarancja producenta |
Co Witrynal dostarcza w komplecie
Jako lokalny producent okien z Podkarpacia dokładamy do zamówienia pełny komplet dokumentów potrzebnych do rozliczenia dotacji: fakturę VAT z poprawnym opisem stolarki, Deklarację Właściwości Użytkowych z oznaczeniem CE dla wybranego systemu Decco lub Procural, kartę katalogową, potwierdzenie parametru Uw, a przy montażu przez nasz zespół także protokół ciepłego montażu i kartę gwarancyjną. Chodzi o to, żebyś nie musiał wracać do nas po żaden brakujący papier w trakcie składania wniosku.
Zanim zamówisz, warto wiedzieć, jaka dotacja Ci przysługuje i ile realnie odliczysz. Pomogą w tym nasz kompletny przewodnik po programie Czyste Powietrze oraz kalkulacja odliczenia w PIT krok po kroku. Jeśli rozliczasz też ulgę w podatku, przyda się przewodnik po uldze termomodernizacyjnej, którą łączysz z dotacją.
Najczęstsze problemy z dokumentami i jak ich uniknąć
Pięć rzeczy, które najczęściej opóźniają rozliczenie – i jak je z góry ominąć:
- Faktura na niewłaściwą osobę – upewnij się, że nabywcą jest wnioskodawca (właściciel budynku), zanim producent wystawi dokument.
- Ogólny opis na fakturze – dopilnuj, żeby był system i Uw, nie samo „okna PCV”.
- Brak parametru Uw na papierze – poproś o Uw całego okna na fakturze i sprawdź zgodność z DoP.
- Mylenie Ug z Uw – parametr szyby to nie parametr okna; do wniosku liczy się Uw.
- Zwłoka z DoP – poproś o deklarację od razu przy zamówieniu, nie na etapie wniosku.
FAQ – dokumenty od producenta okien do Czystego Powietrza
Jakie dokumenty od producenta okien są wymagane do wniosku Czyste Powietrze?
Program wprost wymaga trzech: faktury VAT wystawionej na wnioskodawcę, Deklaracji Właściwości Użytkowych (DoP) oraz oznaczenia CE. Dokumenty muszą odpowiadać konkretnemu systemowi i jego parametrom, a nie ogólnemu opisowi. Pozostałe dokumenty – karta katalogowa, potwierdzenie Uw, protokół montażu i gwarancja – to wsparcie, które ułatwia i przyspiesza rozliczenie.
Co musi być na fakturze za okna?
Faktura VAT od czynnego podatnika, wystawiona na właściciela budynku (wnioskodawcę). Pozycje opisane konkretnie: system i współczynnik cieplny, na przykład „okna PCV Decco 83, Uw 0,9 W/m²K, spełnia WT 2021”. Montaż jako osobna pozycja. Wartość Uw musi być zgodna z DoP wybranego modelu.
Czy producent musi wystawić DoP?
Tak. Deklaracja Właściwości Użytkowych i oznaczenie CE dla okien wynikają z unijnych przepisów o wyrobach budowlanych i normy PN-EN 14351-1. Jeśli producent odmawia wystawienia DoP albo twierdzi, że nie jest potrzebna, to sygnał ostrzegawczy.
Czy faktura wystawiona na małżonka się kwalifikuje?
Tylko jeśli małżonek jest współwłaścicielem nieruchomości. Jeśli dom stanowi majątek odrębny jednego z małżonków, faktura powinna być wystawiona na właściciela będącego wnioskodawcą. Inaczej rozliczenie może zostać zakwestionowane.
Czym jest protokół ciepłego montażu?
To dokument potwierdzający montaż okna w technologii trójwarstwowego uszczelnienia (warstwa paroszczelna, termoizolacyjna i paroprzepuszczalna), która ogranicza mostki cieplne. W Witrynal ciepły montaż jest standardem, a przy montażu przez nasz zespół przekazujemy klientowi protokół.
Jaki współczynnik Uw muszą mieć okna do Czystego Powietrza?
Dla okien fasadowych współczynnik Uw nie może być wyższy niż 0,9 W/m²K, a dla okien dachowych niż 1,1 W/m²K. Liczy się Uw całego okna, nie Ug samej szyby. Parametr powinien wynikać z DoP i być powtórzony na fakturze.
Podsumowanie
Do rozliczenia okien w Czystym Powietrzu program wymaga trzech dokumentów: faktury VAT na wnioskodawcę z konkretnym opisem stolarki, Deklaracji Właściwości Użytkowych i oznaczenia CE. Reszta – karta katalogowa, potwierdzenie Uw, protokół ciepłego montażu i gwarancja – to komplet wspierający, który zbiera parametry w spójną, łatwą do rozliczenia całość. Klucz to jedno: dopilnować, żeby faktura, DoP i karta mówiły to samo o tym samym oknie.
Planujesz wymianę okien z dotacją i chcesz mieć dokumentację gotową za pierwszym razem? Skontaktuj się z Witrynal – jako producent z Rzeszowa i okolic dobierzemy system pod wymóg Uw programu i przygotujemy komplet dokumentów do Twojego wniosku.
